Balance de sumas y saldos

¿Qué es un Balance de sumas y saldos?


El balance de Sumas y Saldos es un documento contable que muestra las sumas de todas las cuentas y el saldo de las mismas. Si bien su origen era detectar errores aritméticos en la contabilidad (cuando no existían los ordenadores y la contabilidad se llevaba a mano), actualmente se usa para realizar una visión rápida de la contabilidad.

Cuando la empresa realiza apuntes contables, estos se van traspasando al mayor de cada cuenta. El balance de sumas y saldos realiza un resumen de estos movimientos.

Ejemplo.


El movimiento de algunas cuentas contables, como consecuencia de asientos contabilizados, es el siguiente:










Realizar el traslado al balance de sumas y saldos de esos movimientos.

Por la cuenta de Bancos.


Este balance tiene dos grupos de columnas, uno de sumas , donde se traslada la suma del debe y la suma del haber de todas las cuentas ( de todos los grupos contables, incluidas las de ingresos y gastos), y otro de saldos, donde se pone el saldo de la cuenta, bien en el debe o bien en el haber. No existe un formato único del balance de sumas y saldos, sino que depende del programa informático usado, aunque todos tienen la misma estructura.

Por la cuenta de proveedores





Una característica importante del balance de sumas y saldos es que incluye todo tipo de cuentas,  tanto cuentas de balance (grupos 1 al 5) como cuentas de ingresos y gastos (grupo 6 y 7).



El balance de sumas y saldos final podría tener el siguiente esquema.  


La suma de las columnas del Debe y el Haber, así como la suma del  saldo del Debe y el Haber, tienen que coincidir, pero no tienen ningún significado. Si no coincidiesen las sumas, tendríamos un descuadre en la contabilidad de tipo aritmético (en algún asiento no suma igual el debe que el haber, nos hemos confundido al pasar alguna cuenta al mayor,…), pero no quiere decir que los asientos sean correctos.
Es obligatorio realizar un balance de sumas y saldos trimestral (a 31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre y 31 de diciembre), según se regula en el artículo 28 del Código de comercio.
Art. 28.
1. El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.


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Como hacer un balance de sumas y saldos con Excel a partir de un diario con tablas dinámicas

Abonar una cuenta

Abonar  una cuenta.

Apuntar en el haber una cuenta contable.

Las cuentas contables pueden ser de activo o de pasivo. Si la cuenta es de activo, al apuntar en el haber (abonar) estamos disminuyendo el importe de esa cuenta. Si la cuenta es de pasivo, al abonar la cuenta (apuntar en el haber), estamos aumentando  el valor de esa cuenta.



Ejemplo de abonar una cuenta de activo.

Vendemos un terreno por 100.

La cuenta de terrenos es de activo. Al vender el terreno, tenemos menos, por lo que esta cuenta tiene que disminuir, y debemos apuntar la operación en el haber de la cuenta del terreno.
El asiento sería


Cuenta
Debe
Haber
Bancos c/c  (572)
100

Terrenos y bienes naturales (210)

100







Si la cuenta es de pasivo, al abonar la cuenta, aumenta el saldo de la misma

Ejemplo de abonar una cuenta de pasivo.

Solicitamos y recibimos  un préstamo a una entidad financiera por importe de 1.000 €.
La cuenta de Deudas es un cuenta de pasivo (representa una obligación para la empresa). Al recibir un préstamo,  la deuda aumenta, por lo que tenemos que abonar la cuenta de la deuda. El apunte contable sería

Cuenta
Debe
Haber
Bancos c/c  (572)
1.000

Deudas a corto plazo con entidades de crédito (520)

1.000






Crear un gráfico de cascada o waterfall chart en excel

CREAR UN GRÁFICO DE CASCADA.



Para visualizar determinados datos, como puede ser una cuenta de resultados o la variación de las ventas de un periodo a otro, donde se quiere ver la aportación de cada una de las partes al todo, es útil usar los gráficos de cascada, como los que se muestran a continuación.

Vamos a realizar este tipo de datos con un ejemplo. 
En el rango B4:D10 tenemos las ventas de nuestros comerciales del mes de enero y del mes de Febrero, y queremos realiza un gráfico donde se vea gráficamente la contribución de cada comercial al incremento de ventas, como se muestra en la imagen.




Los pasos que vamos a realizar son:

1.   Calcular la variación de ventas que ha tenido cada comercial de mes a mes, que es el que vemos en la columna F de la siguiente imagen. Para eso, situándonos en la celda F5, escribimos =D5-C5 y arrastramos.

2.      Escribir la tabla de los datos para el gráfico, que, además de los datos de cada comercial, contendrá el importe total para el mes de Enero y el importe final para el mes de febrero. La tabla de datos será




Como lo que queremos ver es la aportación de cada comercial al incremento de ventas (estas han pasado de 180 en enero a 329 en febrero),en la primera fila de la tabla de datos pondremos  las ventas del primer mes, que comenzarán en 0 y terminan en 180. En la celda I4 pondremos un cero y en la celda J4 escribiremos =C10. La primera columna empezará en cero y tendrá una altura igual a las ventas del mes de enero.




A partir de aquí, el incremento de ventas de cada comercial, irá “flotando”. Vemos que  el incremento de ventas de Raquel comienza en 180, que es donde termina la columna de Enero, y tiene una tamaño igual a su variación de ventas (40, como vemos en la columna F) . Para ello, en I5 ,que es el comienzo de Raquel, escribiremos =J4 (el comienzo del gráfico de Raquel es igual a la terminación del elemento anterior, enero) y en J5 escribiremos =I5+F5 (la terminación de Raquel es igual a su comienzo más el incremento de ventas que ha tenido (la celda F5). Arrastramos hasta el resto de la tabla, excepto en los datos del mes de Febrero, que al ser la columna final, haremos lo mismo que el mes de Enero, es decir, comienza en 0 y termina en la cifra de ventas del mes, que está en la celda D10. La tabla de datos se muestra ahora de la siguiente forma:




3. Con la tabla de datos anterior, realizamos un simple grafico de líneas, seleccionando en la cinta de opciones, Insertar, Gráficos, Lineas 2D.




4.  Una vez que hemos obtenido el gráfico de líneas (que no se parece en nada al deseado), lo seleccionamos (simplemente pinchamos sobre el con el ratón) y en la barra de herramientas de gráfico que nos aparece, seleccionamos Diseño, Agregar elementos de gráfico, Barra ascendentes o descendentes, Barras ascendentes o Descendentes. 



El gráfico obtenido tiene el siguiente aspecto.



5. Como sólo nos interesan las barras, seleccionando ahora las líneas con el ratón (en la imagen, la línea naranja y la línea azul), cambiamos el color de las mismas a blanco. Para ello, pinchamos sobre las líneas (una a una), botón derecho del ratón, y en el menú contextual que aparece,  pinchamos o bien, en el acceso directo de Contorno, y en la paleta de colores que aparece elegimos el blanco, o bien pinchamos en el menú en formato del punto de datos y cambiamos el color.




Después de poner con color blanco las líneas, el gráfico nos queda de la siguiente forma.



 Ahora ya sólo tenemos que cambiar el color de las columnas (aparece Blanco y negro en la imagen) de la misma forma que antes (seleccionamos la columna, botón derecho del ratón, relleno y elegimos el color deseado),y, según nuestros gustos, eliminamos las líneas, los títulos no deseados para que nos pueda quedar el gráfico de la siguiente forma